Cuando las empresas participan en acuerdos legalmente vinculantes, suele ser necesario un paso crucial antes de la finalización del contrato: la carta de intención (LOI). Aunque una carta de intención no tiene fuerza legal por sí misma, funciona como un documento crucial que indica un compromiso serio que ambas partes tienen la intención de cumplir.
Sin embargo, a pesar de su importancia en el establecimiento y la documentación de relaciones comerciales, gestionar cartas de intención puede ser una tarea desafiante. Las empresas a menudo gestionan múltiples acuerdos simultáneamente, lo que dificulta la documentación precisa y eficiente de estas cartas, lo que puede llevar tiempo.
Pero con la ayuda de herramientas digitales adecuadas y sistemas de gestión del ciclo de vida de contratos, puedes simplificar la creación y organización de las cartas de intención de tu empresa.
¿Qué es una Carta de Intención (LOI)?
Una carta de intención (LOI, por sus siglas en inglés) es un documento redactado cuando dos partes llegan a un acuerdo mutuo, pero aún no han resuelto todos los detalles. Esta carta preliminar se presenta antes del contrato legal final, lo que la hace no vinculante desde una perspectiva legal. Sin embargo, señala un compromiso entre las partes involucradas y describe los términos que tienen la intención de seguir.
Por ejemplo, cuando una empresa planea designar a otra como su proveedor exclusivo de bienes o servicios específicos, podría formalizar este acuerdo en una carta de intención antes de entablar negociaciones formales de contrato. Al redactar una carta de intención, ambas empresas se comprometen a prepararse para una futura asociación. Esto significa que la primera empresa puede dejar de buscar proveedores alternativos, y la segunda empresa puede comenzar a hacer arreglos con confianza para el envío o la instalación.
El Propósito de una Carta de Intención
Una carta de intención puede tener varios propósitos, que incluyen:
- Identificar los términos y condiciones de un acuerdo entre dos partes.
- Delimitar qué aspectos son negociables y cuáles no.
- Proporcionar un nivel de protección para ambas partes antes de llegar a un acuerdo legal.
- Ampliar el grupo de solicitantes elegibles para puestos de trabajo dentro de una empresa.
- Establecer plazos concretos para transacciones.
- Reducir la probabilidad de pérdida de tiempo y dinero.
En esencia, una carta de intención abarca todos los aspectos previos a un acuerdo vinculante entre dos partes. Por lo tanto, las partes involucradas optan por una carta de intención cuando no desean celebrar un acuerdo legalmente vinculante en ese momento.
Cómo Redactar
Al redactar una carta de intención, comienza con un saludo. Siempre que sea posible, es preferible dirigirse a la persona por su nombre completo en lugar de utilizar una apertura genérica como “A quien corresponda”.
En el primer párrafo, preséntate brevemente y explica el propósito de tu carta. Luego, describe lo que tienes para ofrecer. Esto incluye habilidades, términos y condiciones. A continuación, incluye una llamada a la acción y explica lo que esperas de la otra parte. Finalmente, cierra la carta con un resumen de su contenido y termínala de manera respetuosa.
Componentes Clave
Si bien cada carta de intención puede ser diferente, la mayoría se puede desglosar en algunos componentes clave. Si tienes dudas, comienza con estos elementos principales y amplía desde allí:
- Resumen: Este párrafo de apertura brinda una descripción general de toda la carta de intención. De manera sucinta, establece el motivo de la existencia de la carta de intención.
- Detalles del Acuerdo: Aquí, especifica los detalles del proyecto o transacción y explica claramente lo que esperas lograr al cumplir el acuerdo.
- Información de la Empresa: Amplía tus credenciales para demostrar por qué tu empresa es la mejor opción para el proyecto en cuestión.
- Presupuesto: Ofrece información sobre el presupuesto que planeas asignar al proyecto.
- Conclusión: Finaliza tu carta agregando cualquier información relevante restante en un párrafo de cierre, seguido de la firma de la persona adecuada.
Limitaciones
Es fundamental reconocer que las cartas de intención no tienen fuerza legal y no brindan protección legal completa a las partes contratantes. Sin embargo, si no se establecen claramente, pueden convertirse inadvertidamente en legalmente vinculantes, lo que no siempre es deseable, especialmente si el acuerdo está pendiente de aprobación de ambas partes.
También es posible caer en la trampa de depender demasiado de una carta de intención, sin finalizar un contrato legalmente vinculante. Esto puede exponer a ambas partes a responsabilidad legal en caso de que el acuerdo presente complicaciones o no se materialice según lo esperado.
En resumen, si bien las cartas de intención desempeñan un papel crucial en el mundo empresarial, deben gestionarse con cuidado y precisión. Son herramientas valiosas para establecer compromisos y aclarar intenciones, pero siempre deben complementarse con contratos legalmente vinculantes para garantizar una protección legal completa y claridad en los acuerdos comerciales.
